Consejos prácticos para una gestión efectiva de tu tiempo al trabajar como freelance

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Ser freelance implica que tú eres tu propio jefe. Sin embargo, a pesar de que suena bastante bien, ser tu propio jede requiere de una gran capacidad de organización en el que debes manejar efectivamente tu tiempo para realizar proyectos, buscar nuevos clientes, contestar correos, realizar actividades de promoción en redes sociales, etc. Estás a cargo de tu propio negocio así que debes hacerte cargo de todos los aspectos necesarios para mantenerlo a flote.

Sin embargo, si realmente anhelas el estilo de vida freelance o lo ves como un primer paso para crear tu propio agencia, entonces te animamos a que lo intentes. Podrías hacer la prueba con proyectos pequeños sin dejar tu trabajo de oficina antes de dedicarte a ser freelance.

Uno de los mayores desafíos que enfrenta un nuevo agente freelance es la gestión efectiva del tiempo. Sencillamente existen muchas tareas por realizar y parece que el día no alcanza para realizarlas. En este artículo te nombramos algunos consejos prácticos para una mejor gestión de tu tiempo al trabajar como freelance.

Establece un horario adecuado para ti

Contrario a lo que se puede pensar, como freelance necesitas establecer un horario y cumplirlo. Muchos freelancers, acostumbrados al trabajo en oficina, deciden también cumplir este mismo horario, sólo que se encuentran en la comodidad de su hogar, en un espacio que se encuentra cuidadosamente organizado para mejorar la productividad. Es decir, debes tener un habitación y muebles en donde puedas trabajar de forma cómoda.

Pero no basta con un espacio apropiado para tu trabajo día a día, sino también es positivo establecer un horario en el que te encuentres en tu estado más productivo. Esto sucede mayormente después de un sueño reparador, por esta razón se suele establecer las mañanas como un horario apto. Pero si necesitas un par de horas para despertarte del todo, entonces puedes crear otro horario que te beneficie. Por ejemplo, si te sueles despertar a las 8 AM, pero notas que después de un baño, desayuno y tal vez algún programa ya estás listo para empezar el día, entonces sería más apropiado que empieces con tu trabajo a las 9 ó 10 AM.

Una vez que has hallado el horario apropiado para ti, debes determinar el número de horas diarias que puedes trabajar. Lo recomendables es trabajar de 6 a 8 horas, pero siendo el jefe de tu propio negocio y empresa, tal vez sea necesario que hagas horas extra. Lo importante es que reconozcas cuánto tiempo puedes permanecer realmente concentrado en tus actividades para que en este horario puedas incorporar descansos breves en los que puedes comer una merienda, hacer ejercicios de estiramientos, jugar con tu mascota o simplemente ir a la cocina por un poco de agua o té.

Entiende completamente la solicitud antes de empezar

Algunos cliente te enviarán un brief detallado sobre la solicitud en donde incluye toda la información necesaria para ti y otros departamentos que tal vez se encarguen de la estrategia de marketing y demás procesos necesarios en el proyecto. En otro casos deberás analizar y resumir la información obtenida de las entrevistas de cliente y los correos electrónicos que han enviado para poder entender por completo la solicitud y realizar un brief en base a los datos que posees en ese momento.

Es posible que el brief se encuentre incompleto y que otros datos puedan ser obtenidos durante la fase de investigación. Este es un caso común cuando se analiza la competencia pues es posible que el cliente no esté enterado de cuál es su principal competidor. Por otro lado, aunque no todos los detalles de la solicitud pueden estar claros cuando se inicia con un proyecto, lo ideal es que se entienda por completo el pedido del cliente. Así que si tienes alguna duda sobre algún detalle o algún tema no ha quedado claro del todo para ti, debes cerciorarte con el cliente y preguntar por ello. Este malentendido o falta de comunicación con tu cliente puede traerte problemas mayores en fases avanzadas del proyecto.

Para utilizar efectivamente tu tiempo debes asegurarte que la solicitud del cliente sea realmente como piensas, es mejor preguntarle nuevamente y enviarlo por escrito para que quede constancia de las respuestas del cliente en caso surjan reclamos a futuro.

Aprovecha al máximo las reuniones con el cliente

Las reuniones con clientes son inevitables en algún punto. De hecho, si se organizan es para que la comunicación sea más fluida que mediante correos electrónicos, se puedan discutir temas de importancia y resolver dudas de forma rápida. De ser así, no cabe duda porque deben organizarse reuniones con cliente, particularmente cuando se deben resolver algunos temas relacionados al proyecto. Sin embargo, es posible que tras horas de reunión no se ha hablado de ningún tema relevante y es así como se puede perder tiempo en una reunión.

Para evitar una situación como la descrita previamente, es necesario tener una lista de los temas que deben hablarse en la reunión. De esta forma no olvidas ningún asunto importante que debe tratarse con el cliente y puedes prevenir desviarte de los temas descritos. Y en caso se de la situación sabes que debes regresar a ellos.

Así que en ciertos casos, serás un participante activo en la reunión y también una especie de moderador, solo para asegurarte que se discutan todos los temas previstos.

Al finalizar cada reunión, ambas partes deberán acordar en ciertos puntos y es probable que hayas creado una lista de los entregables para el proyecto. Es posible también que tu cliente deba enviarte algunos recursos esenciales para el desarrollo del proyecto o para avanzar a la siguiente fase. Es importante exponer estos puntos en un correo electrónico, solo para asegurarte que tanto el cliente como tú entienden las responsabilidades de cada uno.

Crea ciertas restricciones básicas respecto a tu horario

Como ya hemos mencionado previamente, establecer un horario es una estrategia que te ayuda a organizarte como freelance pues como cualquier otra persona tienes una vida fuera del trabajo y otro tipo de responsabilidades. Es importante que tu cliente conozca tu horario de trabajo para que sepa que si te escribe un correo a las 9 PM, es probable que no obtenga respuesta hasta el día siguiente. Asegurarte de recalcar este punto a todos tus clientes. Por supuesto, puedes romper esta regla si se trata de algo realmente urgente y si es un cliente recurrente o realmente importante.

Para que tus clientes recuerden tu horario de trabajo puedes configurar una respuesta automática una vez que envían un correo fuera de horario. También es necesario incluir este detalle en el contrato, solo para asegurarte que no existen reclamos al respecto en el futuro.

En conclusión…

Ser freelance a tiempo completo implica realizar una serie de tareas distintas en un solo día. Si te gusta tener control sobre los proyectos que realizas, te gustan los retos y eres lo suficientemente organizado, entonces podrás sobrevivir como freelance a tiempo completo. Puede ser difícil acostumbrarse a este estilo de vida en principio, pero también puede llegar a ser gratificante para ti, particularmente si te desempeñas en un campo creativo.

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