Como freelance, en ocasiones habrás deseado tener más tiempo para terminar tus actividades diarias, en particular si estás gestionando diversos proyectos y la carga de trabajo es pesada. Al final, gran parte de poder cumplir con las fechas límites de tus proyectos se debe a la gestión de tu tiempo. Para ello, debes aprender a ser más productivo en las diversas tareas que tienes que realizar como freelance. Una de ellas es leer y contestar correos de tu bandeja de entrada, actividad que realizas todos los días de manera rutinaria. Gestionar eficazmente tus correos puede ahorrarte mucho tiempo, tiempo que puedes emplear para dedicarte al boceto y diseño de tus proyectos. Por esta razón, en este artículo te damos algunos consejos esenciales para poder mejorar tu productividad laboral y gestionar eficazmente la bandeja de entrada de tu cuenta de correo.
Limita tu horario de respuesta
Cuando trabajas como freelance y si ya tienes una base estable de clientes, es posible que ingresen correos a tu bandeja a cada hora. Esta situación se hace usual cuando estás trabajando en varios proyectos pues es común que los clientes te contacten para saber cómo vas avanzando. Para evitar tener que pasar todo el día leyendo y contestando correos, coloca un horario de revisión de correos y cúmplelo. De esta manera, podrás trabajar sin interrupción alguna y te podrás concentrar mejor. Asimismo, cuando estés contestando correos estarás centrado sólo en esa tarea y podrás mejorar tu productividad laboral.
Para que esta estrategia funcione debes desactivar las notificaciones de correo de tus dispositivos móviles. O simplemente puedes dejarlas activas, si sabes que puedes controlar tu curiosidad.
Aparte de limitar tu horario de respuesta, también puede ser de utilidad limitar el tiempo en el que contestas correos. Por supuesto, esto depende del tipo de petición que te hagan tus clientes vía correo, pero si ya tienes tiempo trabajando como freelance al menos tienes cierta idea de cuánto tiempo te tardará redactar una respuesta para tus clientes dependiendo del correo que te envíen.
Cancela tu suscripción en servicios que no utilizas
Como freelance, tal vez estés inscrito a boletines de diversos blogs o agencias que comparten contenido interesante como tutoriales o noticias sobre tendencias o nuevas tecnologías. Tal vez algunos de ellos incluso publican recursos que pueden ser de ayuda para tus proyectos. Tener todas estas fuentes es positivo pues de ellas aprendes, mejoras en lo que te propones y estás al tanto de las últimas técnicas en tu área de especialización. Sin embargo, con el paso del tiempo, seguro has ido juntando algunas fuentes o servicios que ya no utilizas.
Te recomendamos que emplees algo de tu tiempo y canceles tu suscripción en sitios que realmente ya no son útiles para tu trabajo. Pueden ser suscripciones a revistas o servicios de juegos en línea. En todo caso, si deseas estar suscrito a estos servicios, emplea tu correo personal para evitar el desorden en tu bandeja de entrada de tu correo de trabajo.
Envía respuestas cortas
Evita ser redundante y envía respuestas cortas a tus clientes. En ciertos casos es muy sencillo pues el cliente realiza preguntas específicas que requieren respuestas cortas. Pero en otros casos tal vez no te sea tan sencillo. De cualquier manera, intenta resumir la información más importante que quieres hacerle saber al cliente y escribe en términos sencillos. De esta manera, te aseguras que el cliente entienda el mensaje y te ahorras tiempo. Imagínate que por enviar un correo de manera apresurada y sin pensar en la respuesta, terminas confundiendo a tu cliente. Obviamente, él te pide una aclaración al respecto. En este intercambio ya hay bastante tiempo perdido, tiempo que podrías haber aprovechado en otras actividades. Por ello, piensa cuidadosamente en tus respuestas antes de enviarlas.
Limpia tu bandeja de entrada diariamente
Al final del día, tómate algunos minutos para revisar nuevamente tus correos y archivarlos o eliminarlos. De manera usual, no bien terminas de enviar una respuesta, deberías archivar el mensaje. Sin embargo, si es de tu preferencia hacerlo al final del día, es tu decisión. Lo importante es que te tomes el tiempo para organizar tu bandeja de entrada. Revisar tu bandeja al final del día también puede ayudarte a verificar si hay algún correo que has pasado por alto y no ha sido archivado.
Reutiliza tus respuestas
Si te das cuenta que algunas de tus respuestas para algunos de tus clientes es parecida a otras que has dado en proyectos pasados, entonces no dudes en emplearlas como plantillas. De hecho, te animamos a crear varias plantillas con respuestas tipo. Te llevará algo de tiempo crearlas, pero no te imaginas la cantidad de tiempo que puedes ahorrar una vez que las tengas listas para uso. Además, puedes revisar los correos de proyectos pasados y usarlos como base para armar plantillas con respuestas genéricas.
Utiliza un mensaje automático
Este punto no sólo tiene que ver con una mejor gestión de tus correos, sino también con una buena atención al cliente. Un mensaje automático funciona de la siguiente manera: cada vez que un cliente envíe una consulta a tu correo, se le enviará una respuesta automática que usualmente indica que el correo ha llegado a su destino y que te asegurarás de responderle a la brevedad. A nivel de experiencia de usuario es bastante útil pues no sólo informa al cliente que el correo efectivamente ha llegado, sino que genera una sensación de interés de tu parte.
Otras respuestas automática no sólo indican que le contestarán cuanto antes sino que indican un límite de tiempo, por ejemplo, 24 horas. De esta manera, el cliente se siente más tranquilo al saber que su duda está siendo resuelta.
Agrupa tus correos en carpetas
La organización es un factor importante cuando hablamos de productividad laboral. Y esto se cumple en cualquier tarea de la que quieras sacar provecho. Es más, si eres freelance y estás gestionado diversos proyectos al mismo tiempo, entonces es mucho más importante que tu cuenta de correo esté organizada en carpetas. De manera usual, este contendrá los nombres de los clientes para los cuales estás trabajando, de esta manera ya sabes donde archivar tus correos. Sin embargo, también es importante discernir qué tipo de correo llega a nuestra bandeja de entrada. ¿Es urgente y requieres respuesta inmediata? ¿Podemos contestarlo así sin más o es necesario que hagamos alguna acción adicional como una modificación al proyecto? Para organizar mejor tus correos entrantes, lo que puedes hacer es colocarles indicadores por color. Este sistema sería propio y sólo tú sabrías lo que indica cada color. Hacer esta diferenciación te puede ayudar a organizar mejor tus correos y priorizar aquellos que son más urgentes que otros.
