Trabajar a distancia cada vez es una opción más factible, si tus horarios de trabajo no son del todo comunes (por ejemplo, si prefieres trabajar en las tardes o en las noches) o si tu periodo de atención es reducido o si simplemente prefieres trabajar en un ambiente donde te sientas más cómodo. Muchas empresas se preocupan de ofrecer un grato ambiente de trabajo a sus empleados, pero no es el caso de muchas. De cualquier manera, sabemos que tienes tus razones para trabajar a distancia. Tal vez, estás teniendo éxito y has decidido formar una pequeña agencia. Es probable que cobres a tus clientes por proyecto, entonces contar con una oficina y un equipo que trabaje en un horario establecido no es muy beneficioso. Pero no es la única forma de trabajar en un proyecto, si tienes habilidades de liderazgo y organización, entonces puedes finalizar con éxito los proyectos que te encarguen tus clientes.
Si bien, en principio, trabajar de manera remota, puede parecer una apuesta arriesgada pues sabes que cada miembro debe cumplir con su parte para poder avanzar con las siguientes fases del proyecto. Pero con un equipo de confianza, organización y herramientas adecuadas puedes lograrlo. En este artículo te daremos algunas pautas para que puedas formar tu propio equipo y realizar un trabajo colaborativo de manera remota.
Desarrollar un plan
Aunque puede parecer que el primer paso a tomar es contratar los miembros necesarios, en realidad lo primero que debes hacer es desarrollar un plan: pensar los miembros que necesitas, las herramientas que de las que debes hacer uso, así como el método y modo de trabajo para colaborar efectivamente de manera remota. Te dejamos algunos puntos que debes tener en cuenta al momento de pensar y armar un plan propio:
- Descripción del cliente y sus necesidades: Si ya has trabajado con diversos clientes en el pasado puedes hacer una lista con tipos clientes y los posibles encargos que podrían tener para ti.
- Identificar los roles de cada miembro: Una vez que has definido los tipos de encargo, puedes determinar qué miembros necesitarás para cada tipo de proyecto, así como rol de cada uno de ellos y el alcance de sus deberes.
- Identificar la duración de fases de cada proyecto: Una vez que tienes una lista de proyectos tipo, establecer la duración mínima y máxima de cada una de las fases te ayudará a ti (y a tu equipo) a mantenerse concentrados y te permitirá manejar mejor tu tiempo.
- Herramientas y aplicaciones que necesitas para trabajar efectivamente: Definir el tipo de herramientas que necesitarás para comunicarte y trabajar de manera remota con tu equipo.
Es mejor si puedes ordenar la información en una especie de tabla para que puedas identificar qué miembros corresponden a cada tipo de proyecto. Las herramientas que decidas elegir depende totalmente de tus gustos, presupuesto y lo que creas que funcione para ti. Debes especificar también que tipo de uso tendrán las herramientas, por ejemplo, si decidas que una herramienta es especialmente útil al reunirte con tu cliente, entonces debería estar especificada en tu plan de trabajo.
Tu plan debe estar redactado y puedes mantenerlo de manera virtual en un PDF pues es mucho más útil, pero debes asegurarte de tomar el tiempo necesario para planificar adecuadamente todos los detalles, de modo que cuando llegue el momento estés preparado.
Encontrar los miembros de tu equipo
Esta fase del proyecto funcionará mejor si ya cuentas con mucha experiencia en tu campo y, por lo tanto, con muchos contactos en diversas áreas. De preferencia, con personas con las que ya hayas trabajado anteriormente, de modo que conoces su proceso de trabajo, la dedicación y entusiasmo que le ponen a los proyectos de los que forman parte.
Tal vez ya tengas en mente a las personas a las que te gustaría contratar para tu equipo, probablemente son personas en las que confías y no podrías pensar en personas mejores para el puesto. Sin embargo, es probable que tus primeras opciones no estén disponibles, ya sea por cuestiones de tiempo o por otros motivos, así que intenta no ilusionarte con la idea de trabajar con tu equipo soñado.
Una vez que hayas agotado todas las opciones posibles de tu lista de contactos, deberás comenzar a anunciar sobre los puestos que están libres en tu blog y en tu página corporativa en las redes sociales, especialmente en LinkedIn que se especializa en la búsqueda de trabajo y la formación de contactos. También puedes pedirle a tus amigos que compartan tu anuncio en sus propias cuentas en las redes sociales o pedirles que te recomienden a algún conocido en el que tenga confianza. Deberás usar todos tus recursos para poder encontrar a todos los miembros de tu equipo (al menos a los que necesitas de forma inmediata).
Aparte de entrevistar a personas que sean honestas, dedicadas, responsables y que tengas buenas habilidades comunicativas, existen ciertas consideraciones especiales que debes tener con personas que postulen es la diferencia horaria. Te dejamos una lista de preguntas particulares que son de tu interés al contratar a personas para trabajos colaborativos de manera remota:
- Preguntarle si ha trabajado de manera remota anteriormente
- Pedirle que describa su ambiente de trabajo
- Pedirle que describe su rutina diaria de trabajo
- Preguntarle de qué manera prefiere comunicarse con colegas o compañeros de equipo
- Preguntarle de qué manera monitoriza su avance al trabajar en un proyecto
Realizar estas preguntarás te ayudará a comprender el nivel de organización que tiene las persona, tanto en su ambiente de trabajo como en su rutina y también te ayudará a saber si la persona tiene métodos para controlar su tiempo. Por supuesto, no olvides revisar su portafolio de trabajos con detenimiento, así como darle un proyecto de muestra en el que pueda trabajar. Estas no son todas las preguntas que debes realizar a un postulante, pero son algunas de las más básicas. Más preguntas te ayudarán a conocer al detalle su proceso de trabajo y su nivel de dedicación, entre otras cosas, aunque gran parte de ello lo verás reflejado en sus proyectos.
Haz uso de la tecnología para trabajar efectivamente
Gran parte de trabajar y completar proyectos de manera exitosa de forma remota depende del grado de organización y la comunicación con tu equipo. Las herramientas que debes usar ya las has identificado, es obvio que el correo es una necesidad, pero especificar qué otro tipo de aplicaciones necesitas para poder trabajar de manera remota también es importante.
Trabajar con herramientas como Basecamp, que te permite gestionar tanto proyectos grandes y pequeños son fundamentales para poder trabajar de manera remota. Contar con un calendario compartido también es necesario, así como una lista de tareas. Para ello puedes usar aplicaciones gratuitas como Google Calendar, sin embargo si recomendamos usar alguna herramienta para que puedes gestionar tus proyectos. Depende totalmente de tus preferencias y por supuesto, de tu presupuesto.
